(Office Automation)

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

OFFICE AUTOMATION

Dosen Pengampuh Mata Kuliah

Syaripuddin Buhairah M.Kom

Di Susun Oleh : Kelompok 5 Materi 6

1)   Azizatul Maghfiroh                    (8040140166)
2)   Billy Gouglas RM                      (8040140102)
3)   Henny Suryani                           (8040140209)
4)   Nur Penty Sepria                        (8040140197)
5)   Septian Dwi Putra                      (8040140159)

Kelas               : 03ps3
Program Study            : Sistem Informasi

Yayasan Dinamika Bangsa

Sekolah Tinggi Ilmu Komputer

STIKOM DINAMIKA BANGSA

Jambi 2015

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmat-NYA kami dapat menyelesaikan Makalah Sistem Informasi Perusahaan dengan Judul “Office Automation”.

Kami berharap makalah yang telah dibuat ini dapat memberikan manfaat bagi semua pembaca untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang pembahasan mengenai Office Automation. Kami menyadari bahwa makalah yang dibuat ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami ucapkan terima kasih kepada bapak dosen yang telah secara langsung maupun tidak langsung membantu dalam penulisan makalah ini. Semoga apa yang telah kami tuliskan dalam makalah ini dapat berguna bagi yang membutuhkan informasi tentang pembahasan Office Automation.

Jambi    November  2015

Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman Judul

Kata Pengantar...................................................................................................... i

Daftar Isi............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang................................................................................................ 1

1.2  Rumusan Masalah........................................................................................... 2

1.3  Tujuan.............................................................................................................. 2

1.4  Manfaat........................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1    Definisi Otomatisasi Kantor ( OA )............................................................... 3

2.2    Tujuan Otomatisasi Kantor (OA)................................................................... 4

2.3    Pengguna Otomatisasi Kantor (OA).............................................................. 13

2.4    Model Otomatisasi Kantor (OA)................................................................... 15

2.5    Aplikasi pada Office Automation ( OA )...................................................... 16

2.6    Macam-Macam System Otomatisasi Kantor.................................................. 28

2.7    Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor..... 30

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan...................................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation

(OA)/Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci.

Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.

Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan Otomatisasi Kantor/Office Automation.

1.2  Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka dapat dikatakan bahwa yang menjadi rumusan masalah dalam pembahasan ini adalah:

1.      Apakah Definisi Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

2.      Tujuan Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

3.      Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

4.      Model Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

5.      Aplikasi Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

6.      Macam-Macam System Otomatiasi Kantor/ Office Automation ?

7.      Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor/ Office Automation ?

1.3 Tujuan Penulisan

Dari paparan diatas dapat diketahui bahwa tujuan dari pembahasan ini yakni untuk memberikan gambaran mengenai bagaimana tinjauan “Otomasi Kantor” atau Office Automation System (OAS), serta untuk memberikan informasi mengenai apakah manfaat yang dapat diambil dari penggunaan Office Automation System.

1.4 Manfaat Penulisan

Menambah pengetahuan mengenai “Otomasi Kantor” atau Office Automation System (OAS) yang makin kini makin modern, dengan teknologi yang makin canggih. Manfaat serta tujuan dari Office Auomation System (OAS) dalam mengoptimalkan produktivitas kerja.

BAB II

PEMBAHASAN

2.8    Definisi Otomatisasi Kantor ( OA )

Penelitian dilakukan dengan menganalisa sistem yang berjalan sebelumnya di perusahaan dan setelahnya merancang suatu basis data yang dibutuhkan untuk menunjang proses proyek, seperti data barang, spesifikasi teknik, purchase order, dan data-data lainnya. Dari penelitian akan dihasilkan rancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal beserta implementasi aplikasinya untuk mendukung proses operasional bisnis.

Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah ;

“Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.”

2.9    Tujuan Otomatisasi Kantor (OA)

Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system, disitu pasti ada yang akan di tuju, baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju, apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini?

Selama tahun-tahun pertama, OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para manajer dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.

OA Menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik. Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

  Tujuan OA pada masa kini atau Ada beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu;

1.    Pendapatan Yang Lebih Tinggi Versus Penghindaran Biaya,

Computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerja yang bertambah.

2.    Pemecahan Masalah Kelompok,

 Cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

3.    Pelengkap-Bukan Pengganti,

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

4. Penggabungan Dan Penerapan Teknologi. Misalnya antara telepon, computer, jaringan internet, satelit, dll

5.  Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan Di Kantor. Produk OA atau Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

6.   Meningkatkan Produktivitas Dan Efektivitas Pekerjaan. Misalnya penggunaan fax atau email sebagai pelengkap surat-menyurat

Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut:

· Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

· Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara mendorong korespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan diadakan Office Automation adalah untuk mempermudah dan mempercepat:

1.     Memperoleh, menyimpan dan menemukan kembali informasi, termasuk memo, surat dan laporan.

2.       Mempersiapkan dan mengirimkan Informasi

3.  Memperoleh, menganalisa, menyimpan dan menemukan data dalam menentukan keputusan.

4.       Menerima dan mengirimkan komunikasi verbal

5.       Partisipassi dalam konferensi dan rapat

6.        Jadwal rapat dan perjanjian, membuat kalender karyawan

7.     Mentukan prioritass dalam tugas, mengelola memanage tugas lain yang berbeda-beda dan mengawasi pelaksanaan tugas.

Ø Keuntungan dalam menggunakan Sistem Otomatisasi Kantor adalah:

1.        Proses pengambilan keputusan mudah

Tersedianya peralatan dan mesin yang mampu bekerja lebih cepat akan membantu staf kantor bekerja lebih cepat untuk menyajikan data pada pihak pimpinan, sehingga akan mempermudah setiap pengambilan keputusan.

2.        Hasil keputusan lebih berkualitas

Akurasi data sangat diperlukan dalam setiap pengambilan keputusan. Data yang salah akan berakibat fatal, di mana bisa menimbulkan kerugian pihak perusahaan dan pihak lainnya. Oleh karena penyediaan sumber data yang berkualitas sangat diperlukan dan ini dengan mudah dikerjakan dalam kantor yang telah di otomasi.

3.         Informasi lebih lengkap

Penggunaan peralatan yang lebih modern adalah kemampuannya menyajikan data dan informassi dengan lengkap. Kantor yang telah menggunakan otomasi, pegawainya akan mudah menyajikan informasi dengan lengkap.

4.        Memperbaiki produktivitas karyawan yang cakap/trampil.

Karyawan yang tidak cakap dan tidak trampil akan terlihat perbedaan hasil kerjanya masing-masing. Tiap orang mempunyai kesempatan yang sama untuk lebih produktif bekerja karena tidak ada halangan karena peralatan rusak atau lambat bekerjanya. Di sini saatnya karyawan yang terampil dan memiliki pengetahuan menunjukan produktivitas kerja yang tinggi.

5.        Memberi peluang karyawan untuk bekerja lebih cerdas.

Orang-orang yang memiliki kreatifitas akan selalu mencari cara-cara terbaru yang memudahkan mereka bekerja tetapi dengan hassil yang sama atau lebih bagus. Pada kantor yang telah di otomasi para karyawan yang cerdas akan dapat bekerja lebih cerdas dan ringkas lagi seperti: membuat program-program komputer untuk pekerjaan tertentu.

Ø Kerugian dalam menggunakan Sistem Otomatisasi Kantor adalah:

1.   Menjadi ketergantungan akan teknologi

2. Akan adanya penggantian kerja yang dulunya di lakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.   Banyaknya ahli-ahli komputer yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

Ø Keunggulan Office Automation

Berikut adalah advantage/keunggulan aplikasi Office Automation :

1.    Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke ranting)

2.       Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online

3.   Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)

4.   Aplikasi berbasis Web untuk kemudahan akses tanpa dihalangi oleh masalah waktu dan lokasi

5.       Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan mail system

6.         Terintegrasi dengan form MS Office

7.       Terintegrasi client data source dan server data source

Ø Konsep Office Automation System (Oas)

Konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencangkup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.

Konsep Penting Dalam Otomatisasi Perkantoran

A.  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi

B.  OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu(IOAS Integrated Office Automation System)

C.       OA memudahkan menerima dan pengiriman informasi

D.  OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pust pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakai lainnya melalui server taddi. Semua informasi dan dokumen disimpan di dalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi sengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu. Secara skematis digambarkan dalam bentuk sbb:

Dengan tersedianya server sebagai pengendali dan pengatur antar user/pemakai, maka akan terjadi sharing penggunaan:

·         Software

·        Hardware (seorang user bisa mencetak di mana saja, atau menerima berita di komputer mana saja sesuai address komputernya)

·        Meningkatkan keamanan data, karena setiap user yang akan menggunakan komputer, wajib memasukkan passwordnya, dan tiap user hanya dapat meng-akses data sesuai level (right) yang telah ditentukan.

Ada beberapa fungsi OAS, antara lain:

1.    Electronic Publishing

Yang termasuk ke dalam sistem ini adalah wordprocessing dan dekstop publishing. Beberapa software word processing antara lain: Ms Word, Corel,Word Perfect. Kegunaannya untuk membuat berbagai dokumen kantor, memo, mencetak dan menyimpannya bila diperlukan. Sedangkan software dekstop publishing seperti: Adobe, Pagemaker, Corel VENTURA, Microsoft Publisher digunakan untuk membuat surat kabar, brosur, majalah atau buku.

2.    Electronic Communication

Termasuk ke dalam sistem komunikasi elektronik adalah:

·         E-mail

·        Voice mail

·         Sms (Short Message Service melalui HP atau internet)

·         Facsimile dan

·         Video conference

3.    Electronic Collaboration

Sistem ini dibuat untuk menangani pekerjaan dalam bentuk tim yang dibatasi oleh jarak dan tersambung dalam satu jaringan.

Pekerjaan tetap dapat dilakukan melalui:

·         Electronic meeting (misal melalui: Yahoo messseger, Meeb,...)

·         Collaborative work systems and

·         Teleconferencing

Para pengguna dalam menyelesaikan pekerjaannya tidak harus bertemu dan bertatap muka secara fisik. Beberapa pekerjaan yang biasa dilakukan dengan Electronic Collaboration antara lain: update schedules and plans, coorperate on projects, and share information, discussion.

Adanya Kantor Virtual

Pengertian Kantor Virtual

Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Dampak Kantor Virtual

Kantor virtual muncul pada tahun 70-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murahmemungkinkan sesorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing  digunakan untukmenjelaskan komunikasi data, selanjutnya ,istila telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer di rumah atau di perahu sama seperti di kantor.

*Keuntungan

1. Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasankantor.

2. Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagisumber daya.

3. Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapatperintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melaluipercakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuterberpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap.

4. Pengurangan pengantian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuatpegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namundengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

5.  Kontribusi sosial. Kantor virtual memungkinkan perushaan memperkerjakan  pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengananak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Knator virtual karena itu memungkinkan perusahaanmenunjukkan tanggung jawab sosialnya.

*Kerugian

1.  Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2. Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin  menjadi korban “pemecatan elektronik”

3.  Semangat kerja yg rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah dari pada yang dibayarkan pada pegawai ditempat kantor tetap.

4. Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diriuntuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.

Strategi Kantor Virtual yang Disarankan.

·      Sediakan sumber daya komputer

Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

·      Sediakan akses ke sumber daya informasi

Apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan menyediakan intrnet.

·      Sediakan perlengkapan non-komputer

Pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja . seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.

·      Gunakan konferensi telepon

Memungkinkan 2 orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon

·      Jadwalkan pertemuan rutin

Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

·      Lakukan rutinitas kerja

Telecommuter harus berkomitmen bekerja sekian jam sehari.

Ø Dampak Positif Dan Negative Otomatisasi Perkantoran

·                Dampak Positif Otomatisasi Kantor

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan

·           Dampak Negative Dari Otomatisasi Kantor

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai Akses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

Manfaat  Otomatisasi  Perkantoran / Office Automation :

·    Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

·    Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter  tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

·   Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager membuatnya  sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

2.10 Pengguna Otomatisasi Kantor (OA)

Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan,

Pengguna Otomatosasi Kantor

-  Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

-  Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

-   Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

-     Pegawai Administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Lebih jauh lagi, Office Automation System (otomasi kantor) diartikan sebagai usaha yang dilakukan untuk mengurangi penggunaan kertas, meningkatkan kecepatan, ketepatan dengan memanfaatkan teknologi secara otomatis. Beberapa peralatan dan mesin yang biasanya dipakai untuk Office Automation System adalah:

·         Telp

·         Fax (internet fax dan broadcasting fax)

·         Komputer

·         Scanner

·         Internet

·         Web, blog

·         Email

·         Mesin pengarsip otomatis

·         Chatting

·         Handphone

Menerapkan Office Automation  ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:

1.    Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang Office Automation dan computer

2.        Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.

3.        Sediakan sumber daya computer

4.    Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke otomatis (menggunakan OAS)

5.        Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware)

6.        Sediakan perlengkapan non computer

7.        Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

2.4    Model Otomatisasi Kantor (OA)

Komunikasi    informasi

Database

aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer

Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer

Pemecah Masalah Lain

Pemecah Masalah

Perusahaan

Lingkungan

System Otomatisasi Kantor

                             

Input Sumber daya fisik

Output Sumber Daya fisik

mengubah

                                                     

                                                     

                                                     

                                                      Lingkungan

Gambar 1. Model OA( office Automation )

Keterangan Gambar, diatas adalah :

ü  Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

ü  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer.

ü  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.

ü  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

2.5  Aplikasi pada Office Automation ( OA )

Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi, yaitu:

1.    Pengolahan Kata ( word processing )

Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb). Sistem pengolah kata menggunakan perangkat lunak yang disebut wordprocessor. Perangkat lunak ini menyiapkan fasilitas untuk meng-edit dokumen, seperti pemindahan kata/kalimat, perbaikan, penghapusan, pengubahan format halaman, penggabungan dokumen, pencetakan, dan sebagainya. Ketika software sudah diaktifkan maka naskah dari dokumen mulai diketik melalui keyboard masuk kedalam memory komputer, dokumen ini dapat di-edit, dan dapat disimpan, dan dibaca kembali pada akan diperbaiki atau ditambah isinya. Ketika diperlukan dalam bentuk cetakan maka dokumen tersebut dapat dicetak pada printer.

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

Contoh software : (diambil 1 saja dan free download)

OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).

Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft, Openoffice-Writer yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™. Pada hakekatnya banyak sekali perangkat lunak pengolah kata yang sudah diciptakan dan setiap software tersebut tentu memiliki keunggulan dan juga kelemahan, user dapat memilih salah satu dari paket perangkat lunak untuk digunakan. Perlu ditekankan disini bahwa setiap software memiliki karakteristik tertentu yang belum tentu dimiliki oleh software yang lain sehingga file-nya pada umumnya tidak dapat dipertukarkan

2.    Surat Elektronik ( E-mail )

Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.

Metode Pengiriman

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.

“Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima”

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

1.         Dengan cara menggunakan 'browser',

Seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Setiap orang yang menggunakan e-mail harus memiliki e-mail account pada suatu penyedia layanan e-mail (mail server provider) dan diberi alamat surat elektronik misalnya jihan@yahoo.co.id, dan penyedia layanan ini akan menyediakan sebuah kotak surat untuknya (mailbox). Ketika seseorang mengirim e-mail ke suatu alamat, maka surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai dengan alamat tersebut. Penerima e-mail akan menerima surat ini pada saat dia membuka mailbox-nya. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

2.         Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), s

  Seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal.

Beberapa poin penting:

A.    Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

B.     Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.

C.     Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

D.    Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:

·   Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,

·   Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

E. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.

F.     Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

3.    Voice Mail

Voice mail serupa dengan surat elektronik, hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan, sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Sistem voice mail menggunakan komputer yang menyediakan mailbox bagi setiap penggunanya, suara yang direkam diubah ke digital kemudian disimpan dalam mailbox storage (hardisk), ketika penerima membuka mailboxnya maka pesan suara digital ini diubah kembali ke suara analog dan diperdengarkan isinya.

Contoh software:

Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center. Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).

4.    Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring )

Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Kalender elektronik sebagai penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dsb.

Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh orang lain. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5.        Konferensi Audio

Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer.

Contoh software :

FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.

Konferensi audio (audio conferencing) suatu pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua arah (telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara paralel, bersamaan.

Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:

-     Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena umumnya organisasi sudah memiliki fasilitas komunikasi suara.

-    Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila tidak bertatap muka langsung, berbicara hanya melalui telepon.

-  Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu tempat, karena peserta bisa berada ditempatnya masing-masing

-       Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang harus bertindak sebagai moderator agar dapat mengatur pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.

Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau Tips konfrensi audio lebih efisien:

A.   Ada moderator

B.  Jumlah peserta maksimal 6 orang

C.  Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu

D.  Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara

E.   Rekaman hasil konferensi harus disimpan

F.   Salinan rekaman dibagikan kepada peserta

G.  Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.

6.    Konferensi Video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Konferensi video (video conferencing) juga sebagai pemanfaatan peralatan video (TV) untuk mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan, misalnya pertemuan para anggota kabinet yang sebagian sedang berada di Washington, DC, Amerika Serikat dan sebagian lagi berada di Jakarta. Walau konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan peserta (staff dan manager) yang lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam pengambilan keputusan.

Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:

1.    One-way video and audio/ Video satu arah dan audio satu arah 
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan

Contoh : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di

2.    One-way video and two-way audio/ Video satu arah dan audio dua arah

Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.

3.    Two-way video and audio/ Video dan audio dua arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal

7.    Konferensi komputer

Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. Konferensi komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan konferensi video, konferensi audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer biasa disebut sebagai teleconference. Salah satu pemanfaatan konferensi komputer adalah distance learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat dilakukan serentak dibeberapa kampus (lokasi) yang secara geografis bisa sangat berjauhan. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.

Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.

8.    Transmisi faksimile atau FAX

FAX, singkatan dari facsimile tranmision, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. Juga merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan mengubah sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan modem dan perangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan pengolah kata sebagai dokumen fax.

Contoh pengguna perangkat-perangkat yang mendukung otomasi perkantoran :

-       Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga.

-       Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan.

-       Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan.

-   Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat dalam monitor.

Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

Proses kerja

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

9.    Video tex

Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama teks) pada berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan komputer ke monitor beberapa orang, adalah pemakaian videotex. Suatu organisasi dapat menggunakan videotex untuk menyebarkan informasi umum organisasi-nya sehingga semua staf dapat melihatnya tanpa perlu bertanya lagi.

Beberapa perusahaan menyediakan videotex yang bisa diakses melalui internet, misalnya Dow Jones News/Retrieval Service menyediakan informasi bisnis dan harga-harga saham diberbagai bursa effek.

SEJARAH VIDEO TEXT

Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya empat sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;

A.PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000 terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru GATEWAY yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan 50.000 terminal.

B.  ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun 1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank, 150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan, pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan industri.

C. TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan sistem yang berbeda secara radikal.

D.  CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.

10.    Pencitraan ( imaging )

Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan  untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

Contohnya : situs penyedia seperti photobucket

11.    Desktop publishing

Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Tiga Aplikasi Dekstop Publishing:

-       Administrative/Aplikasi administratif: meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta

-       Technical/ Aplikasi teknis: meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual

-       Corporate/Grafik perusahaan : meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan

2.6    Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas, maka kita dapat menggolongkan, aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor, yaitu:

A.  System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

B.  System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.

Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

C.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

D.  System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

2.7    Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik, yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu sendiri. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

ü  Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

ü  Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

ü  Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

BAB III

 PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

DAFTAR PUSTAKA

http://Mahasiswa_gunadarma.wordpress.com

http://www.iconpln.net.id

http://www.elektroindonesia.com/elektro/no7a.html, di download 7 Januari

2008

http://www.indowebster.com/Tugas_3__2.html